Làm sạch danh sách văn bản mà vẫn giữ thứ tự

Bắt đầu bằng một bản gốc

Giả sử bạn có một cột tên địa điểm để gửi cho đồng nghiệp. Nội dung có dấu cách thừa, vài dòng trống và Hà Nội xuất hiện hai lần. Hãy giữ cột gốc, sao chép riêng cột cần xử lý và dán vào công cụ. Nếu dán cả bảng nhiều cột, tab có thể là dấu phân cột có ý nghĩa.

1. Kiểm tra khoảng trắng trước

Mở xóa khoảng trắng thừa. Với danh sách tên thông thường, xóa khoảng trắng hai đầu và gộp dấu cách liên tiếp giúp so sánh nhất quán. Chọn bỏ dòng trống nếu mỗi dòng phải chứa một mục. Giữ Nối các dòng thành một đoạn ở trạng thái tắt để không mất ranh giới các mục.

Ví dụ ** Hà Nội ** trở thành Hà Nội. Nhưng với Mã A và Mã A, hãy xác nhận hai giá trị thực sự tương đương trước khi gộp khoảng trắng.

2. Lọc trùng theo đúng quy tắc

Sao chép kết quả sang xóa dòng trùng lặp. Công cụ giữ lần xuất hiện đầu tiên, không sắp xếp lại. Mặc định Hà Nội và HÀ NỘI là hai mục; bật bỏ phân biệt hoa thường nếu danh sách không cần phân biệt chúng.

Đừng bỏ dấu toàn bộ danh sách chỉ để tìm dòng trùng: các từ khác nhau có thể cùng trở thành một chuỗi không dấu. Công cụ không đoán được hai người có cùng tên hay hai mã có ý nghĩa khác nhau.

3. Thay cụm từ sau khi đã kiểm tra

Dùng tìm và thay thế khi một tiền tố cần đổi nhất quán, ví dụ SP- thành HH-. Xem số vị trí được thay và kiểm tra vài dòng đầu, giữa, cuối. Công cụ thay cả cụm nằm bên trong từ dài hơn; chỉ dùng một chữ ngắn có thể làm đổi nhiều chỗ ngoài dự tính.

4. Lấy kết quả và đối chiếu

Sao chép hoặc tải TXT, rồi so sánh với bản gốc. TXT chỉ lưu văn bản; định dạng bảng, công thức và kiểu chữ không được giữ. Với dữ liệu có ô xuống dòng hoặc yêu cầu lọc theo một cột cụ thể, nên dùng chức năng xử lý bảng trong ứng dụng bảng tính thay vì coi mỗi dòng văn bản là một bản ghi.

Đối chiếu và chuẩn bị danh sách mới

Sau khi dọn nội dung, dùng so sánh hai danh sách để biết mục chung và mục chỉ có ở mỗi bên. Sắp xếp danh sách tiếng Việt thay đổi thứ tự theo toàn bộ dòng. Nếu hệ thống đích nhận một hàng phân cách bằng dấu phẩy, đổi dấu phân cách sẽ giữ ranh giới của mục chứa dấu phẩy bằng ngoặc kép.